员工报销中暗藏着巨大的税务风险,企业主知道吗?

客户背景

本文选取的研究对象是一家建筑劳务公司(以下简称“公司”),该公司主要在建筑专业领域内从事技术转让、技术咨询、技术服务,同时为国内企业提供劳务派遣服务以及相关业务的咨询。

一、案例背景

2017年12月,税务部门查出该公司存在不符合税法规定的2016年度企业所得税税前列支金额共计45万元,并开出补税通知书要求公司补交2016年度企业所得税计11.25万元,补交2016年度个人所得税计14.35 万元,补缴税款及罚款滞纳金共计30.65万元。

在此之前,公司的账务处理是由当地一家代理记账公司负责,公司老板对这家外包代账公司的服务都还基本满意。直到收到上述的这张巨额罚单后,老板才如梦初醒,意识到这家代理记账公司的财务服务可能存在严重问题,于是聘请了一个独立的专业财务顾问,对公司的税务合规及内部管理问题进行分析和梳理。

二、财务顾问的把脉与诊断

财务顾问在对公司的业务管理流程以及内部报销流程询问和了解后,才发现这次收到的税务罚款主要源于员工报销流程的不规范,主要问题如下:

1. 发票缺失或不规范

财务顾问通过查阅公司的历史账务后发现,账本上存在大量报销单和发票缺失的情况。在账务上,代理记账公司常常在缺少发票的情况下直接根据员工的报销单进行付款并入账,或者直接根据收到的发票进行付款并入账;同时,财务顾问也在流程梳理的过程中听到了部分员工的抱怨,他们反映自己寄出去了发票和报销单却常常没有及时收到、甚至没有收到自己的报销款。

对于能够找到发票的费用报销记录,财务顾问也发现了大量的发票存在不规范的情况,同时存在假发票、重复报销的电子发票,以及不符合业务实质的虚假交易发票;其中的虚假交易发票的主要种类为咨询费、培训费、会务费、房租等。通常这一类费用除了发票外还需要其他相关的辅助材料才允许在税前列支。以房租费用为例,报销时除提供发票外,还需要提供房屋租赁合同、房东的身份证(或营业执照)和房产证复印件作为辅助材料来证明费用的真实性。只有当这三证齐全时,该费用才允许企业所得税税前列支。很遗憾的是,公司员工提供的此类发票无一例外的缺少相关的辅助材料,除了“企业所得税”税前列支被质疑,相关员工(包括部分外籍员工)的“个人所得税”也被认定偷逃税款并被处以补缴和罚款。

2. 无预算控制

财务顾问在审阅账务时还发现,公司市场部门在华南片区的差旅费用报销高达60万元,严重超出该业务线的预算达到20万元,最终导致该业务线的亏损;财务顾问就此事和公司的老板沟通时,公司的老板才意识到该业务线亏损的重要原因之一!

3. 审批流程不规范

财务顾问在查阅账本时,还发现了很多报销单上没有授权签字人的签字或签字不完整,代理记账公司的财务人员就安排付款了;由于审批流程的不规范,财务顾问还发现了很多费用和发票实际上是员工的私人费用。这些私人费用的发票除了给公司带来财务损失外,再一次给公司带来了“企业所得税”和“个人所得税”的双重风险!(相关税法请参考附件)

4. 报销费用的账务处理问题

在审阅公司账务中,财务顾问针对一些发生额较大的费用科目提出了质疑。公司的账上体现,当年度的“业务招待费”发生额高达86万元。代理记账公司的财务人员在记账时过于粗糙,没有根据业务实质入账,而是把收到的所有“餐饮发票”全部记入“业务招待费”!根据税法规定(相关税法请参考附件),可税前列支的业务招待费仅为10万元(公司当年的销售收入为2000万元 * 5‰ = 10万元与86万元 * 60% = 51.6万元中较低者),于是代理记账公司的财务在2016年度年终企业所得税汇算清缴的时候调增了“应纳税所得额”76万元(86-10 = 76万元)。

经详细审核涉及“业务招待费”科目的发票内容,财务顾问惊讶地发现,其中有55万元根据费用性质应记入生产费用和销售费用中的“员工福利费”和“差旅费”,真实的“业务招待费”仅仅为31万元!那么实际需要调增的应纳税所得额仅仅为21万元(31-10 = 21万元)!代理记账公司错误而粗糙的账务处理,使得公司多缴纳企业所得税高达13.75万元(76*25%-21*25%=13.75万元)!

公司的老板感叹道:公司一方面因为发票不合规少交税被罚款,一方面又因为账务处理错误多交税吃了个哑巴亏,对公司来说实在是双重损失、雪上加霜啊!

三、解决方案

针对上述问题,公司老板希望财务顾问给出解决方案。财务顾问提出了使用专业的“云财务软件”,即可有效解决上述问题。财务顾问随即向公司老板演示了“云报销软件”:

1. 节省传递与沟通成本

费用发生时,员工可直接登录系统填写报销单,同时将费用报销的电子发票或实物发票以及辅助材料的图片以附件的形式存储在系统中,然后在约定的时间统一将纸质发票寄给财务人员;由于系统是云端的,公司业务人员可以随时随地通过手机端、网页端登录系统填写报销内容并上传附件,财务人员也可以随时查看;

财务人员登入系统后可以看到各费用报销单的处理状态并批量对员工的费用报销进行审核和支付。对于缺少附件的费用报销,财务人员则不通过审核,并弹回给员工进行材料补充。

通过这种方式,可以有效地督促员工正确及时地填写费用报销单,并保存好相关的发票及附件,若发票在寄送过程中丢失,财务也能够根据系统中的附件材料对发票进行追踪和查找。

2. 发票验真验重:

系统在云端直接与电子发票平台进行了对接,财务人员可扫描增值税发票二维码,对发票真伪进行验证,有效检查出报销中出现的假发票、重复报销的电子发票。

3. 预算控制:

系统可按照成本中心、项目、部门、员工及费用类别等维度编制预算,并对员工的报销额度进行管控,对即将超过预算的报销费用进行提醒/预警。因此公司部分业务线预算超标的情况将不复存在。此外,系统对外还连接了携程、滴滴打车等商旅平台,既可以满足员工出差过程中的住宿预订和交通出行需求,又能够通过系统快速获取到对应的电子税务发票,使费用报销流程更加合规高效。

4. 规范审批流程:

系统支持规范灵活的审批流程设置,可按照员工职位、分公司、业务部门、成本中心、项目、报销金额、费用类别等设置审批条件,流程引擎自动判断审批人,并进行逐级审批。同时,可为每个费用类别的“专项费用”报销设置一个独立审批流程,有效杜绝虚假费用或私人费用混在公务费用中报销的问题。外包财务人员也不会因为无授权签字人签字的问题而错误地支付报销款。

5. 费用科目的正确入账

在系统初始化阶段,由专业财务顾问对报销单中的费用项目根据业务/交易性质预设好相关的会计科目:

业务人员在系统填写报销单时,对费用类型根据业务性质进行正确的选择,避免了外包财务人员因为不熟悉业务性质而将费用记入错误的会计科目;

审核后系统将自动生成凭证,上述关于“业务招待费”的“多交税”冤大头事件也不会发生!

6. 费用“税前列支额度”的提醒/预警

“企业所得税税法”中对某些费用的列支额度是有限制的,超过额度的费用公司要承担25%的企业所得税成本!对于这些费用科目,财务人员应该在日常的账务处理中特别留意。“云会计系统”可以对这些费用科目的列支额度进行“规则预设”,通过添加额度指标,系统会在结账巡检时,提示该费用项目已超出、或即将超出税法规定的列支额度,并要求财务进行特别的关注!为公司节约税收成本提供有效的财务管理手段!

四、结论

通过“云会计系统”和“云报销系统”,企业的报销流程可以得到严格的规范和管理,税务风险也可以得以有效的规避。

从2016年开始,我国的税务环境开始发生天翻地覆的变化,在“金税三期”强大的大数据评估体系下,纳税人在税务局面前就是什么都不穿的透明人,毫无隐私可言!一批又一批企业被检查出税务方面存在严重的税务问题,而这些是公司老板始料未及的!就是在这样的情况下,还是有大量的企业,完全没有重视,依然延续着以前的过时流程,继续使用老方法,依旧忽视企业的财务合规管理,觉得只要税务局没查到我就没问题。你说这样下去,税务局不抓你,抓谁呢?

附件:相关法规

1.《企业所得税法实施条例》第43条:企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。

2.国税函【2010】79号《国家税务总局关于贯彻落实企业所得税法若干税收问题的通知》:对从事股权投资业务的企业(包括集团公司总部、创业投资企业等),其从被投资企业所分配的股息、红利以及股权转让收入,可以按规定的比例计算业务招待费扣除限额。

3.国税函【2009】3号《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》企业为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利,包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等在职工福利费用中列支。

4.财企【2009】242号《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》

5.国家税务总局公告2015年第34号《国家税务总局关于企业工资薪金和职工福利费等支出税前扣除问题的公告》

6. 国税发【1998】155号《国家税务总局关于生活补助费范围确定问题的通知》

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