销项税务发票没管理好,“税盘被锁”后果不堪设想!

【客户背景】:

INSTRA贸易(上海)有限公司是母公司在美国的测量仪器产品贸易公司,主要业务为销售进口或国内采购的产品。公司内部只有一名行政兼出纳,财务外包给当地一家会计师事务所。

一、 公司目前的问题

2018年6月,公司在进行月份增值税纳税申报时,发现税盘被锁定,无法进行正常申报。经与税务人员沟通后,被告知由于该企业当月更换了会计人员,新接手的会计人员经验不足且交接不够完整,导致该企业增值税纳税申报时出现了“一窗式比对失败”,但财务进行了 “强制申报”的情况。税务人员在纳税系统中看到,该企业的税控设备“开票金额”(以下简称“实际开票数”)超出企业纳税申报表中申报的“开票收入”(以下简称“申报收入数”)金额达19万元,税务部门怀疑企业少申报增值税金额2.62万元,且可能存在虚开发票的问题!

(执法依据请参考附件:税总发〔2017〕124号,关于印发《增值税纳税申报比对管理操作规程(试行)》的通知)

由于“税盘被锁”而引发的一系列连锁反应更是非同小可:

第一.由于“税盘被锁”,导致无法正常开,严重影响了公司的经营性收入收款。由于税盘被锁时间在和大客户约定结算时间仅几天之后,和客户签订的合同规定收到发票后付款,“税盘被锁”直接导致约800万的销售额无法按时收款。

第二.此次事件如果被税务人员认定为“虚开增值税专用发票”,公司信用等级将直接被判定为D级。D级的公司将被列入重点监控对象,税务局将对其采取一系列措施。即使公司在接受调查后被认定为不存在虚开增值税专用发票的行为,由于未按照规定开具发票,企业的信用评分依旧会被影响。

(执法依据请参考附件:国家税务总局公告2014年第48号,关于发布《纳税信用评价指标和评价方式(试行)》的公告;国家税务总局公告2014年第40号,《纳税信用管理办法(试行)》的公告)

这件事情引起了公司高管的极大关注,公司并没有逃税漏税的意图,为什么会引起税务人员的怀疑和进一步查账的通知,到底是哪个环节出了问题?公司请来了专业的财务顾问对此事进行诊断。

为了找出“申报收入数”和“实际开票数”的差异,财务人员将“比对失败”月份共928笔开票记录逐一与销售人员进行核对,发现造成“比对失败”的原因是27笔销售交易重复开票,而8笔销售交易没有开票,造成税控设备的开票金额与企业实际申报的收入金额不符。

 

二、 现有的销售开票流程

财务顾问了解到,目前该公司月平均增值税发票开票量约为900张,销售人员手工在excel表格中跟踪每单销售的明细信息,包括:销售订单明细,发货,开票和收款情况。需开发票时,目前的流程如下:点击下方图片“查看大图”

– 销售人员需要从手工维护的销售跟踪表格中找出要开票的几笔销售。

– 逐一复制粘贴到另外一张发送给财务人员的开票通知的excel表格中,并和客户开票信息一起发送给财务人员。

– 财务人员按照开票通知的表格开完票后,将发票号码邮件发送给销售人员。

– 销售人员再手工将发票号码更新在原始的销售跟踪表格中。

三、 问题出现的原因

财务顾问在了解了上述流程后分析得出,问题的根本原因在于:销售人员和财务人员之间的沟通十分低效,控制环节薄弱,所有的沟通需要依赖于2张excel表格的多次更改和反复的邮件往来,其中:

– “销售跟踪表”和“开票通知表”:人工处理4次!

– 销售人员和财务人员的邮件沟通:2-4次!

– 由于开票量比较大,销售人员在发出“开票通知表”后,外包财务人员通常隔天才能完成开票,销售人员在收到财务更新的“开票通知单”后通常也需间隔1-2天才会将开票的数据更新到“销售跟踪表”中,从销售人员发起开票申请到更新完销售跟踪表通常需要:3-4天!

– 销售人员更新的跟踪表的发票状态没有人复核,准确性和完整性无法保证!

– 财务人员工作量的增加,准确率的降低。而且一旦有财务人员的变更导致交接不顺,信息理解错误概率就会增加,从而导致多申报或者少申报的现象出现。

于是,销售人员开始抱怨随着公司的销售业务量逐渐增大他们的工作十分繁忙,按照目前的模式每一笔需要手工维护的数据的工作量很大,经常数据不能及时更新,或者手工处理时有遗漏。有时客户要求开票,销售人员通知财务开票之后才发现,这笔销售业务之前已经开过票了,由于开票信息没有及时更新到跟踪表中,导致销售查询不到跟踪表上相应的已开票信息而造成重复开票。

四、 解决方案

财务顾问认为,解决问题的唯一方法是采用合适的SAAS供应链管理软件来管理销售数据和销售发票的全流程。财务顾问推荐了目前市场是最简单易用且功能强大且的 – Stoqo “美库”库存管理软件系统,从销售报价-销售订单-销售出库-销售开票都在系统中进行跟踪,流程得以大大的简化:点击下方图片“查看大图”

具体操作流程如下:

– 销售人员可以在“美库”中查看已经签订合同的销售业务发票开具条款,确定当期需开发票的销售订单:

– 销售人员一键生成“开票申请”

– 财务人员登陆系统查看“开票申请”并开票,开票后将发票号码及时更新在系统中。这样,销售人员也可以实时查看所有销售订单的开票状态。

从上述流程可以看出,使用“美库”系统管理销售及开票流程后,公司遇到的发票管理难题得到了很好的解决:

– 销售人员无需手工维护销售跟踪表和开票通知表,仅需“一键”生成开票申请。

– 财务人员和销售人员在“同一平台”操作,财务人员实时收到开票请求,完成开票后“实时更新”发票状态。

– 销售人员“实时查询”每笔销售的开票状态。

– 整个开票的流程从3-4天缩短到1天!由于砍掉了中间数据通过excel或邮件传递及手工更新的过程,开票数据仅由财务人员更新,保证了每单业务发票状态的完整性和准确性!再也不可能出现重复开票或漏开票的情况了!

– 由于开票量大,销售人员在开票完成之后,在以前的流程中,销售人员经常需事后找财务人员查询具体某几单的开票情况,在新的流程下,所有的流程在系统里面可以清晰的追溯,极大减少了无效沟通。

 

五、 实施效果

公司高管果断决定使用Stoqo“美库”!项目实施后几个月后,财务顾问再一次审阅了公司的新流程,总结反馈如下:

六、 结论

从2016年开始,我国的税务环境开始发生天翻地覆的变化: 短短十几个月,金税三期上线、全政府部门税务数据打通、发票数据比对时间大幅度缩短、营业税全面消失、增值税全面接管、增值税从三档税率变成两档税率、发票开具必须填写税号、税务局实施智能稽查系统等等。为了这些动作,国家花费了上百亿的资金。在这样的情况下,还是有大量的企业,完全没有重视,依然延续着以前的过时流程,继续使用老方法,觉得只要搞定税务局就没问题。这下,税务申报系统被锁了,你的麻烦大了。

附件

相关条例一:

根据税总发〔2017〕124号,关于印发《增值税纳税申报比对管理操作规程(试行)》的通知:

(一) 销项申报比对规则为,当期开具发票(不包含不征税发票)的金额、税额合计数应小于或者等于当期申报的销售额、税额合计数。

(二) 对于申报比对不相符的,异常比对结果经税源管理部门核实可以解除异常的,对纳税人税控设备进行解锁。核实后发现涉嫌虚开发票等严重涉税违法行为,经稽查部门分析判断认为需要稽查立案的,转交稽查部门处理,经处理可以解除异常的,对纳税人税控设备进行解锁。

相关条例二: 

根据国家税务总局公告2014年第48号,关于发布《纳税信用评价指标和评价方式(试行)》的公告:

(一) 虚开增值税专用发票或非善意接收虚开增值税专用发票,直接判D级

(二) 未按规定开具发票扣3分。

(三) 补税金额1万元以上且占当年应纳税额1%以上,已补缴税款、加收滞纳金、缴纳罚款的,扣3分+(应补税款/评价期应纳税款×100%)

相关条例三: 

根据国家税务总局公告2014年第40号,关于发布《纳税信用管理办法(试行)》的公告:

(一) 按照本办法第二十七条的规定,公开D级纳税人及其直接责任人员名单,对直接责任人员注册登记或者负责经营的其他纳税人纳税信用直接判为D级。

(二) 列入重点监控对象,提高监督检查频次,发现税收违法违规行为的,不得适用规定处罚幅度内的最低标准。

(三) 增值税专用发票领用按辅导期一般纳税人政策办理,普通发票的领用实行交(验)旧供新、严格限量供应;

(四) 加强出口退税审核。

(五) 加强纳税评估,严格审核其报送的各种资料。

(六) 将纳税信用评价结果通报相关部门,建议在经营、投融资、取得政府供应土地、进出口、出入境、注册新公司、工程招投标、政府采购、获得荣誉、安全许可、生产许可、从业任职资格、资质审核等方面予以限制或禁止。

(七) D级评价保留2年,第三年纳税信用不得评价为A级

(八) 税务机关与相关部门实施的联合惩戒措施,以及结合实际情况依法采取的其他严格管理措施。

 

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