“三方多渠道对账”的系统解决方案

客户背景简介

Marina是一家新加坡餐饮公司(以下简称“公司”),主要经营蔬菜色拉、海鲜饭等轻食餐饮,目前有20家门店(以下简称“门店”),分布在北京、上海、深圳、杭州、成都5个城市。公司有5个财务人员,分别负责5个城市的门店对账及账务处理。

目前公司的第三方平台有:支付宝、财付通、拉卡拉、美团、饿了么等共计8个平台,分别在3家不同的银行账户结算。

一、公司的痛点:

最近,公司的财务经理Angel非常苦恼,她手下有几个财务人员和收银员已经连续三个月被公司扣了奖金!原因是,公司在三个月之内有五笔账单,消费者刷信用卡时POS端记录了收款,但是刷卡机由于故障和网络原因,这几笔钱在公司银行账户并没有收到。财务人员在次月对账时才发现,可惜为时已晚,已经无法向消费者追回。为此,她本人也受到老板对财务收款结算准确度的质疑。针对这些问题,Angel请教了专业财务顾问,希望能够对症下药,彻底解决每个月收入对账的难题。

二、公司现有的流程分析:

财务顾问审阅了公司的财务流程后,了解到公司的“三方对账”一直是困扰公司财务人员的难题。“三方对账”是指,“POS端”记录的实际销售、“第三方支付平台”与“银行对账单”之间的三方勾对与核销。公司每家店的日销售量在250笔左右,20家店的合计日销售量大概有5,000笔!这对公司的5个财务人员来说,如果收入对账的方法不得当的话,绝对是不小的工作量!

财务顾问进一步发现,公司5个财务人员分别在5个不同的城市负责对账,她们全部采用Excel表手工对账。让人惊讶的是,20家门店每个月产生的15万条交易记录(5,000笔 * 30天),这5名财务用于对账的表格居然达到近160张Excel表/周的惊人程度(8个“第三方支付平台” * 20家店)! 20家门店加在一起,每个月的对账需要100个人.天(20天/人/城市*5城市)!由于对账过程基本是用Excel表手工对账,所以很难保证对账结果的准确性,据过去一年的对账经验,每月的差错率基本在3%-5%。

财务顾问将公司目前繁杂的对账流程梳理如下:

1. 每家餐厅当天营业结束后,店长从POS系统里拉出的“销售流水单”,汇总到本地的财务人员那里进行对账,财务人员用Excel表将“POS流水单”与“第三方平台”如支付宝、微信、美团、饿了么、拉卡拉等提供的对账单逐笔勾对核销。

2. 一般当天的收款金额“第三方平台”会在2-7天后支付到公司的银行账户(不同平台与银行的结算周期是不统一的),财务人员每周会将“第三方平台”的对账单(逐笔明细)与“银行对账单”(扣除了“平台手续费”后的每天营业额合计数)进行逐笔勾对核销。由于两者金额不同,会计需要花很多时间逐笔核对“银行对账单”和“第三方平台账单”上的数字。

如此繁琐的对账流程不仅导致对账时间长、准确性差,如果对账过程中发现不一致,追踪查找起来要耗费更多时间,而且涉及多方人员:财务、店长、收银员、甚至当时在值的店员都需要参与追查,造成极大的人力资源浪费!

三、系统解决方案:

财务顾问建议,公司应该尽快使用“云财务软件”进行账务和对账管理。这对公司的实际情况,财务顾问建议使用“美记+POSPAL”的系统解决方案。“POSPAL(银豹)”作为“餐饮”与“零售”的云端POS管理系统,不仅支持前端收银,而且云端后台可以实时统计销售情况、并管理库存等;财务核算则通过“美记”云财务软件完成,POSAL端的销售数据通过API接口可以自动同步到“美记”生成“业务单据”,审核单据后自动生成“总账凭证及报表”,并自动生成各种自定义“管理报表”。

公司采用“美记+POSPAL”的解决方案后,对账流程简化如下:

– POSPAL自动直联各种“第三方支付平台”,实现POS与“第三方支付平台”的自动对账。当消费者在餐厅结账付款时,店员只需用“扫码枪”扫描消费者的付款“二维码”,由POSPAL自动判断该笔收款金额来自于“微信”还是“支付宝”渠道;而对于刷卡支付,在与“拉卡拉”平台对接后,可实时反馈信用卡付款的结果。在上述过程中,全程不需要手工操作,因此既可以消除手工“选错支付渠道”而导致的对账错误,又可以及时获取“信用卡的支付状态”,真正实现“POS与第三方支付平台”的自动对账。

– POSPAL与“美记”云财务软件对接,实现POS与银行的自动对账。在完成POS与“第三方支付平台”对账后,销售数据会自动同步并推送一张“销售单”到“美记”,与“美记”中导入的“银行对账单”进行“自动勾对”、确认“逐笔核销”。 “自动勾对”可以根据金额、客户等匹配规则进行自动匹配,解决了上述的“第三方平台”的对账单(包含了“平台手续费”)与“银行对账单”(扣除了“平台手续费”后的每天营业额合计数)的金额不同的对账问题,实现全流程的“POS与银行的自动对账”。美记与AI(人工智能)合作后,通过AI进一步提升了对账效率和准确率。

四、系统实施效果:

系统实施了半年以后,Angel愉快地和财务顾问交流了系统实施的成效。Angel说,根据公司的业务量(20家门店每月大概15万笔交易),原来公司花在对账以及复核的时间大约是100个人.天,采用“美记+POSPAL”方案后,成效显著,各方面得到明显提升:

1. 对账准确性。不管是POS与“第三方支付平台”对账,还是与“银行对账单”勾对核销,全流程可以实现自动对账,减少人为操作错误,准确率提升至100%。

2.对账时间对账时间由原来5个会计几乎每天核对(20天/月),在系统方案上线后,缩短至2个会计(一对账一复核)只需7-8天/月便可准确完成“对账”和“记账和报表”的全流程。

3. 人工成本结合5个城市财务人员的税前平均工资,原来的人工成本和管理成本在100万/年(20万/年*5人);使用云系统方案后,由于多城市的协同高效使用,原来配置在5个城市的财务部全部裁撤,只在人工成本较低的成都配置一名会计和一名助理会计即可完成“自动对账”及“自动账务处理”,由此节约的人工成本约为60-70万/年。

此外,公司老板也十分满意,系统实施以来,没有发生过任何收款的差错,而且财务报告的高效性和准确性和以前相比也有了质的飞跃!

五、结论:

“美记+Pospal方案”可以有效解决多平台/多渠道、多银行账户的逐笔对账的难题,并广泛适用于餐饮、零售、服务等行业,不仅改善了对账的准确率、大幅提升工作效率,而且降低了运营成本,帮助企业有效管理资金并高效整合企业营运资本。

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