贸易型企业“产品保质期”的会计与税务处理

客户简介

DELIC公司是一家食品贸易企业,主要从南美洲进口食品和饮品并在国内销售。公司内部没有财务人员,财务外包给当地一家会计师事务所。

一、公司面临的财务问题:

2017年8月公司收到了税务局发来的“补缴企业所得税通知单”,要求公司补缴2016年度企业所得税。经了解,具体情况是这样的:

2016年度汇算清缴资料提交后,税务局对该公司在2016年7月入账的50.60万元过保质期食品的“报废处置”存有疑议,于是发出通知单,要求该公司补充提交相关的资产损失报备材料。很遗憾的是,该公司随后提交的报备材料经税务局的审查,认为这些补充材料提供的证据和数据不足以支持该笔费用的“税前列支”,因此这50.60万的“报废损失”不允许在当年的企业所得税汇算清缴中进行“税前列支”,企业应调增2016年度“应纳税所得额”,并补缴企业所得税12.65万元!

二、财务专家的把脉与诊断:

面临突如其来的大额税务罚单,总经理也束手无策。于是公司请来专业的财务顾问,协助分析和解决这个问题。财务顾问调查分析后发现,公司对“库存商品”的管理方式十分落后和混乱,这不仅仅引起公司在“税务合规”上的重大风险,而且对公司“财务报告的准确性和真实性”、甚至对公司的“绩效管理”都产生了严重影响。

(一) 引发“税务合规”问题的原因

1. 提交的“明细表”不明细

经过财务顾问的调查发现,公司报送给税务局的资产损失“报备材料”中附带的“过保质期食品明细表”,是由该公司的仓库管理部门提供的,由于该公司的仓库管理仍是由“仓管员”使用“Excel手工台账”管理,因此提交的明细表(见下表)只有物料的编号、名称以及报废数量信息,无法追溯到“每一种物料”的“每一个批次”的出入库时间、单件物料的编号、实际成本、生产日期、保质期日期等具体内容,而这些信息都是税务人员要求报送的材料中的重要内容,公司却无法提供!(税法规定需要报备的材料,请参考附件:关于印发《企业资产损失税前扣除管理办法》的通知,国税发[2009]88号,第二十一条)

2. 表格间的数据不匹配

税务人员认定这批食品的报废不能“税前列支”的另一个原因是:该公司财务报表上所记录的“报废总金额”与仓库管理部门提供的“过保质期食品明细表”上的总金额存在巨大的差异!税务人员在收到公司提交的“过保质期食品明细表”后,按照各类商品的采购“加权移动平均价”估算出这批报废食品的价值大约在41万元,与财务账上列支的50.60万元的损失相去甚远,而这一重大差异,公司和会计都不知道该如何解释?!

财务顾问初步判断,数据的差异可能是以下原因导致的:

(1)公司提供的“明细表”由于是“Excel手工台账”,里面包含的过保质期食品的数量很可能是不完整的,存在漏登记、数量登记错误的可能;

(2)由于公司没有库存系统进行精细化的存货管理,“内部控制”方面必然存在漏洞,部分食品存在丢失或被偷窃的可能;

(3)不同种类不同批次产品的成本核算不精确、核算方式不一致,也是导致两张表格间的数字重大差异的原因之一;

(4)会计的账务处理与该公司的实际商品的出入库管理是完全脱节的!财务顾问向代理记账公司的会计人员(以下简称“会计”)询问了这50.60万的“报废金额”是如何得出的,不出意料之外,账上的“报废金额”就是会计根据以下公式“倒算出来”的,和“明细表”上的金额对不上是必然的!

报废金额 = 期初库存商品成本+ 当期入库商品成本 – 当期出库商品成本 – 期末盘点商品成本

很遗憾的是,由于公司只有仓库管理部门的Excel手工台账,根本拿不出整个仓库中所有物料的详细保质期信息,会计当然也就无从获取准确的每月报废商品数量和金额,所以只好使用“倒算”的方法。

3. 会计处理不正确

财务顾问针对公司的业务流程进行了进一步的分析。事实上,这“50.60万”的过期食品,并不是在2016年7月一次性过保质期的,而是从2015年10月开始,逐月、逐批次过了保质期成为废品的。而会计在2016年7月将过去三个季度的过期食品“一次性”地记入该月的成本,这显然是不符合“会计准则”规定的。

根据“会计准则”的要求,应该根据每一批食品实际到期的月份,在当月就完成库存商品报废损失的账务处理。正确的账务处理如下:

2015年10月-2016年6月,根据过保质期食品的实际数量和成本按月入账

仓库管理部门盘点后,确认每月“过保质期食品”的实际数量:

借:待处理财产损溢(含税金额)

贷:库存商品(不含税金额)

贷:应交税金-应交增值税-进项税转出

根据“会计准则第13号 – 或有事项”,按月计提“预计负债”:

借:主营业务成本

贷:预计负债

完成“资产报废”审批流程,经管理层和相关部门批准后:

借:预计负债

贷:待处理财产损溢 (含税金额)

(提醒:在年度企业所得税汇算清缴时,如果根据税务部门要求的备案材料不完整,应该做相应的纳税调整,调增应纳税所得额)

(二) 由“产品保质期”引发的其他问题:

财务顾问将以上分析结果和该公司老板沟通后,认为由于库存管理方式的落后,除了“税务合规”风险外,还给公司带来了以下重要问题:

1. “商品损耗率”偏高:

由于库存管理方式落后,销售人员无法正确选择保质期最近的产品批次优先出库,反而把很多保质期还很长的产品批次先出库了,导致滞留的食品保质期过期,造成了很大的浪费。根据之前一年时间的统计,保质期在60天以内的商品,过期率高达1.25%。

2. “内部控制”问题:

如上所述,由于公司没有系统进行精细化的存货管理,部分食品存在丢失或被偷窃的可能,但公司却没有办法进行严格管控。

3. “业绩考核”指标扭曲:

如上所述,会计在2016年7月一次性地将50.6万的损失进行了财务处理,导致了公司的会计报表在2015年10月到2016年7月都是不准确的(见下图“月度利润表”),前面三季度均夸大了利润率,到了2016年7月出现了一次性的大额亏损,这些错误的财务报表使管理层对公司的经营业绩做出了错误的判断;更糟糕的是,公司在前面的这三个季度,根据被“夸大了的利润率”给某些销售人员发放了“绩效奖金”,直到看到2016年7月份的财务报表,才意识到奖金发错了!

三、系统解决方案: 

基于以上分析,财务顾问建议公司应当立即采用Stoqo(美库)+Megi(美记)的SAAS解决方案,来实现商品进销存的全方位管理,把由于“食品保质期”引发的一系列问题彻底解决!

财务顾问随即向老板演示了这一套系统组合的运作流程:

Stoqo“美库”是自澳洲引入中国的目前最先进的“云端库存管理软件”,特别适用于中小规模的贸易型企业,界面简单易用。

“美记”云财务软件是中国本土最先进的云端财务软件,已通过标准API在云端与Stoqo实现集成,自动将Stoqo业务数据传输至“美记”生成财务数据。

1. Stoqo针对商品的“成本核算方法”提供了多种选择,本案中针对有保质期的食品物料,宜采用“近效期先出- 批次”的成本计算方法实现有效管理。

2. 启用Stoqo系统后,仓库人员在系统中进行“拣配操作”,系统自动根据产品有效期,安排最快到期的产品先出库,仓库人员根据系统指示,到指定库位提取该批次的产品,装箱发货,有效地解决了“商品损耗率”偏高的问题!

3. 每个月底,会计可以去Stoqo系统里运行“库存有效期信息”的报表,将锚定的日期设为月底最后一天进行对比,过滤出所有截止到当月底为止过期的商品,过期商品的财务数据会自动同步到美记,并自动生成会计凭证,将报废成本准确地体现在当月的利润表中,再也不会出现因为会计报表信息不准确而对管理层的误导或发错奖金的问题了!

4. 所有物料从下采购订单开始,每一批次的每一次出入库,都能够在系统中追溯到数量和金额,并且有保质期的产品类型,都启用了“近效期批次先出”的成本核算方式,能够管理到每一批次的保质期信息。所以,在向税务局提交商品报废的“报备文件”时,能够拉出所有报废物料的各批次出入库数量和准确成本,以及每一批次的准确保质期信息。这样准确的“明细表”,加上税法规定的其他辅助证明文件(相关税收法规见附件),税务局就不会不允许该笔损失进行“税前列支”了!

由于库存商品的精确管理,“内部控制“的问题也迎刃而解,任何库存商品的短缺都可以即时发现并及时进行调查处理。“仓库管理人员”需要保证Stoqo的库存与实际库存一致,每一笔库存的进出都要经过“仓库管理人员”签核并且即时录入到Stoqo。公司管理人员可以通过系统实时查询库存状况,以前需要等到下个月才能拿到的报告,现在在Stoqo系统里面随时都能查看,并且可以查看根据不同管理需求的多样化的库存报告和财务分析报表,满足了所有中小贸易型企业的管理需求。

四、系统实施效果:

2017年9月,该公司上线了Stoqo系统,采用了全新的库存管理和账务处理方式。截至目前的财务数据显示:保质期60天以内的食品,过期率从原先的1.25%下降到0.5%;保质期60天以上的食品,过期率从原先的0.633%下降到0%。会计每月会根据系统提供的保质期到期情况,准确进行账务处理,使财务报表准确反应公司的销售和盈利情况。

五、结论:

2016年至今,中国在“金税三期”工程的浪潮下,营改增的全面推行,税务大数据监控平台的建立,使得政府所掌握的企业银行、税务、人事数据已全面打通,税务人员可以高效地进行数据比对,从而发现企业财务数据中隐藏的逃税漏税的可能性,进而要求企业提供附加材料进行佐证,以证实税前扣除凭证的真实性。

2018年6月,国家税务总局出台公告《企业所得税税前扣除凭证管理办法》,该法规自2018年7月1日起生效。该公告进一步强调和明确了企业所得税税前扣除凭证需要遵循“真实性、合法性、关联性”原则,在税前扣除凭证的种类、填写内容、取得时间、补开、换开要求等方面进行了详细的规定,以敦促企业应该加强自身财务管理和内控管理,减少税收风险。在这样的大环境下,企业的财务人员的每一笔会计核算都需要非常的“精细化”,如果企业的会计工作仍然停留在十年前的“粗放型”的水平,后面等着你的将是接踵而至的麻烦。

附件

相关法规一:

关于发布《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的公告

国家税务总局公告2018年第28号

第二条  本办法所称税前扣除凭证,是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时,证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生,并据以税前扣除的各类凭证。

第四条  税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。真实性是指税前扣除凭证反映的经济业务真实,且支出已经实际发生;合法性是指税前扣除凭证的形式、来源符合国家法律、法规等相关规定;关联性是指税前扣除凭证与其反映的支出相关联且有证明力。

第六条  企业应在当年度企业所得税法规定的汇算清缴期结束前取得税前扣除凭证。

第七条  企业应将与税前扣除凭证相关的资料,包括合同协议、支出依据、付款凭证等留存备查,以证实税前扣除凭证的真实性。

第八条  税前扣除凭证按照来源分为内部凭证和外部凭证。

内部凭证是指企业自制用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。内部凭证的填制和使用应当符合国家会计法律、法规等相关规定。

外部凭证是指企业发生经营活动和其他事项时,从其他单位、个人取得的用于证明其支出发生的凭证,包括但不限于发票(包括纸质发票和电子发票)、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

第十五条  汇算清缴期结束后,税务机关发现企业应当取得而未取得发票、其他外部凭证或者取得不合规发票、不合规其他外部凭证并且告知企业的,企业应当自被告知之日起60日内补开、换开符合规定的发票、其他外部凭证。其中,因对方特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的,企业应当按照本办法第十四条的规定,自被告知之日起60日内提供可以证实其支出真实性的相关资料。

第十六条  企业在规定的期限未能补开、换开符合规定的发票、其他外部凭证,并且未能按照本办法第十四条的规定提供相关资料证实其支出真实性的,相应支出不得在发生年度税前扣除。

第二十条  本办法自2018年7月1日起施行。

相关法规二:

关于印发《企业资产损失税前扣除管理办法》的通知

国税发[2009]88号

第五条 企业实际发生的资产损失按税务管理方式可分为自行计算扣除的资产损失和须经税务机关审批后才能扣除的资产损失。
下列资产损失,属于由企业自行计算扣除的资产损失:
(一)企业在正常经营管理活动中因销售、转让、变卖固定资产、生产性生物资产、存货发生的资产损失;
(二)企业各项存货发生的正常损耗;
(三)企业固定资产达到或超过使用年限而正常报废清理的损失;
(四)企业生产性生物资产达到或超过使用年限而正常死亡发生的资产损失;
(五)企业按照有关规定通过证券交易场所、银行间市场买卖债券、股票、基金以及金融衍生产品等发生的损失;
(六)其他经国家税务总局确认不需经税务机关审批的其他资产损失。
上述以外的资产损失,属于需经税务机关审批后才能扣除的资产损失。
企业发生的资产损失,凡无法准确辨别是否属于自行计算扣除的资产损失,可向税务机关提出审批申请。

第二十条  存货盘亏损失,其盘亏金额扣除责任人赔偿后的余额部分,依据下列证据认定损失:

(一)存货盘点表;

(二)存货保管人对于盘亏的情况说明;

(三)盘亏存货的价值确定依据(包括相关入库手续、相同相近存货采购发票价格或其他确定依据);

(四)企业内部有关责任认定、责任人赔偿说明和内部核批文件。

第二十一条  存货报废、毁损和变质损失,其账面价值扣除残值及保险赔偿或责任赔偿后的余额部分,依据下列相关证据认定损失:

(一)单项或批量金额较小(占企业同类存货10%以下、或减少当年应纳税所得、增加亏损10%以下、或10万元以下。下同)的存货,由企业内部有关技术部门出具技术鉴定证明;

(二)单项或批量金额超过上述规定标准的较大存货,应取得专业技术鉴定部门的鉴定报告或者具有法定资质中介机构出具的经济鉴定证明;

(三)涉及保险索赔的,应当有保险公司理赔情况说明;

(四)企业内部关于存货报废、毁损、变质情况说明及审批文件;

(五)残值情况说明;

(六)企业内部有关责任认定、责任赔偿说明和内部核批文件。

相关法规三:

关于发布《企业资产损失所得税税前扣除管理办法》的公告

国家税务总局公告2011年第25号

第九条  “下列资产损失,应以清单申报的方式向税务机关申报扣除:
(一)企业在正常经营管理活动中,按照公允价格销售、转让、变卖非货币资产的损失;

(二)企业各项存货发生的正常损耗;

(三)企业固定资产达到或超过使用年限而正常报废清理的损失;

(四)企业生产性生物资产达到或超过使用年限而正常死亡发生的资产损失;

(五)企业按照市场公平交易原则,通过各种交易场所、市场等买卖债券、股票、期货、基金以及金融衍生产品等发生的损失。

第十条  “前条以外的资产损失,应以专项申报的方式向税务机关申报扣除。企业无法准确判别是否属于清单申报扣除的资产损失,可以采取专项申报的形式申报扣除。”

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